Shadow data o “datos en la sombra” son conjuntos de datos que la empresa no controla, puesto que no están bajo sistemas que pueda controlar.
Blue Coat Systems ha presentado un reciente informe en el que se demuestra que el 99% de empresas no dispone de los suficientes métodos de control y políticas adecuadas para evitar el shadow data.
Muchos empleados utilizan Dropbox, SkyDrive e infinidad de otros métodos y aplicaciones para compartir información personal a diario, y ello los incita a actuar de la misma forma con los datos corporativos.
El problema de esta extendida práctica es complejo, dadas sus múltiples facetas y puntos de vista.
Por un lado, la legislación actual obliga a las empresas a disponer un marco de seguridad que proteja los datos de carácter personal que puedan encontrarse en sus archivos, por lo que compartir o transmitir un solo archivo a una aplicación sin controles de seguridad suficientes, o sin el beneplácito expreso de la empresa, puede comprometer tanto al usuario como a la compañía para la que trabaja.
De la misma forma, es imposible abarcar estos medios de datos en un plan de contingencia corporativa dado que, en la gran mayoría de casos, ni si quiera se tiene constancia de su existencia y en otros muchos, simplemente no se tienen en cuanta a la hora de elaborar políticas de seguridad.
La solución no es sencilla, pero un primer e importante paso consiste en formar a los usuarios e incidir de forma periódica sobre la necesidad de abandonar estas prácticas o limitarlas a departamentos y usuarios que trabajen exclusivamente con información de bajo riesgo para la empresa.
De la misma forma, existen tecnologías y políticas que, adecuadamente desplegadas, impiden la realización de este tipo de acciones por parte de los empleados que, a decir verdad, normalmente lo hacen para ser más productivos, cuando la empresa no pone métodos seguros que permitan realizar la transmisión de datos de forma ágil y adecuada.
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